Некоторые функции электронного документооборота вы можете автоматизировать в базе для управленческого или бухгалтерского учета, например, «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».
Попробуем использовать программу для автоматизации следующих функций:
Создадим для документа «Поступление товаров и услуг» свойство «Документы получены», с помощью которого будем отмечать поступления, по которым мы получили все необходимые документы.
Подробно о назначении и использовании свойств и категорий вы можете прочитать в статье свойства и категории в 1с.
Зайдем в список поступлений товаров:
Меню: Документы -Закупки - Поступления товаров и услуг
Откроем форму любого документа «Поступление товаров и услуг» и нажмем кнопку «Открыть свойства»:
Откроется окно заполнения свойств документа, пока оно пустое, так как ни одно свойство еще не создано:
Нажмем кнопку «Добавить» для создания свойства. Назовем его «Документы получены», а в качестве значения добавим два варианта: «Да» и «Нет»:
После сохранения свойства, оно отразится в форме заполнения свойств.
Для каждого поступления вы можете открыть свойство и проставить информацию о получении первичных документов:
Кроме того, используя кнопку «Файлы» вы можете добавить в базу сканы первичных документов. Все сканы, добавленные в базу, сохраняются в ней и не могут быть случайно удалены.
В окне добавления файлов и изображений перейдем на закладку файлы:
По кнопке «Добавить» можно добавить файл со сканом, выбрав его на диске и нажав кнопку «Открыть»:
После добавления файлов:
Для контроля наличия первичных документов по каждому документу поступления можно сформировать отчет «Закупки» с отбором по свойству «Документы получены».
Меню: Отчеты - Закупки - Анализ закупок - Закупки
В отчете установим период проверки, например 2012 год. В качестве группировок выберем контрагента, заказ поставщику и документ закупки.
Поставим отбор по свойству: «Документы получены» не равно «Да».
Примечание: свойства документов доступны только в том случае, если в отчете установлен флаг «Использовать свойства и категории».
Настройка отчета:
Таким образом, мы получим в отчете все документы поступления, у которых свойство «Документы получены» не заполнено или установлено в значение «Нет»:
По этим документам пользователи могут проводить дополнительную работу.
Таким же образом можно учитывать и контролировать наличие и других первичных документов, а также хранить в базе любые сканы.
Версия 1С Управление торговлей 11.3 имеет ряд полезных особенностей, отличающих ее от предыдущей редакции 10.3. В данной статье мы рассмотрим основные дополнения, порассуждаем об их плюсах и минусах, а также вспомним о базовых ключевых возможностях и функциях, составляющих ядро данной информационной системы.
1 С Управление торговлей 11 – комплексная система, которая позволяет автоматизировать учет хозяйственных операций, осуществлять планирование деятельности и проводить анализ эффективности бизнес-процессов торговой компании. Данная редакция является развитием предыдущей редакции 10.3 и поддерживает все реализованные ранее функции, а именно:
Более подробно о стандартном функционале 1С:Управление торговлей 11, который был унаследован от предыдущей редакции, можно прочитать в статье «1С Управление торговлей 10.3 Обзор, описание, возможности ».
Как видно из краткого обзора основных функций и возможностей 1С УТ 11.3, который был приведен выше, в данной редакции сохранен весь стандартный функционал, позволяющий автоматизировать учет операций предприятия, ведущего коммерческую деятельность. Однако по сравнению с предыдущей редакцией, новейшая версия претерпела ряд усовершенствований. К наиболее существенным из них можно отнести следующие особенности:
Впервые в 1 С Управление торговлей 11 был кардинально пересмотрен интерфейс пользователя. Продукт стал выглядеть более современно, но это не главное отличие. Если ранее функционал в интерфейсе пользователя был распределен по типам операций (Справочники, Документы, Отчеты и т.д.), то в данной версии группировка производится по видам бизнес-процессов (Продажи, Закупки, CRM и Маркетинг и т.д.). С одной стороны, формирование интерфейса по содержанию бизнес-процессов кажется более логичным. С другой же стороны, пользователи настолько привыкли к прежнему порядку работы с программой, который сохранялся от редакции к редакции, что такие существенные перемены могут вызвать трудности в работе, что ставит под вопрос целесообразность обновления программного обеспечения.
Развитие финансового блока
Возможности 1С Управление торговлей 11 позволяют автоматизировать еще больше финансовых операций, например, автоматически рассчитывать задолженность или отсрочку платежа, группировать данные по датам просроченных или плановых платежей. Дополнительно реализован функционал внутренних взаиморасчетов между фирмами одного предприятия («интеркомпани»).
Существенно доработан Платежный календарь: если в предыдущей редакции 10.3 он представлял собой больше обычный отчет, то теперь – это действительно полноценное рабочее место с дополнительными параметрами и несколькими режимами работы: возможно отображение заявок на расходование денежных средств и непосредственно платежного календаря в различных комбинациях по выбору пользователя.
Помимо этого, усовершенствованы методы расчета фактической себестоимости: вместо используемых в редакции 10.3 вычислений по средней скользящей и партионному учету, теперь рассматриваются более точные в соответствии с российскими стандартами подходы – средняя за месяц, ФИФО (средневзвешенная оценка), ФИФО (скользящая оценка). Кроме того, стал возможен расчет предварительной себестоимости способом средней взвешенной оценки. Дополнительно появился инструмент распределения себестоимости по различным направлениям деятельности компании, что позволяет отдельно анализировать эффективность каждого направления.
Отдельно отметим наличие автоматизированной кассовой книги: бухгалтеру требуется ввести в 1С данные первичных документов, в результате чего кассовая книга за день сформируется автоматически в виде отчета. В качестве периода формирования кассовой книги по умолчанию выступает день.
Следует отметить, что в 1С Управление торговлей 11 все отчеты написаны на СКД, поэтому процесс их настройки несколько отличается от предыдущих релизов, но имеет больше преимуществ.
Например, для каждого отчета можно сохранить наиболее удобные и часто используемые настройки в виде варианта отчета. Помимо этого, разработчики предлагают несколько наиболее типичных вариантов по каждому отчету, которые можно использовать в готовом виде.
Интерфейс редактирования настроек отчета предоставляет больше вариантов для отбора, сортировки и группировки результата. В режиме работы «Простой» все настройки разделены на три группы:
В отборах отображаются только те параметры, значения которых могут выступать в качестве условий для подготовки отчета, что существенно экономит время пользователя, поскольку ему не требуется пролистывать длинный список всех возможных вариантов, как в предыдущей редакции 10.3.
Помимо этого, возможность упорядочить данные по определенному принципу, которая в версии 10.3 была не очевидна и расположена в расширенных настройках отчетов, в редакции 11 доступна в простом режиме настроек на вкладке «Поля и сортировки».
В дополнение к перечисленному можно добавить, что появилось больше вариантов по структуре отчета: теперь аналитику можно разбить на логические блоки, создав специальную схему отображения данных на вкладке «Структура».
Очень часто у пользователя возникает необходимость распечатать несколько документов, удовлетворяющих определенному признаку (например, документы реализации по определенному контрагенту, ПКО или РКО за определенный период и т.д.). В новом релизе для этого существует механизм групповой печати документов. Пользователь может выбрать один из способов отбора документов:
Усовершенствованная система скидок и бонусов
1С:Управление торговлей 11 обладает специальными сервисами для создания более гибкой и эффективной системы скидок и бонусов для клиентов. Например, в данной редакции предусмотрена функция автоматизации использования фиксированных скидок для контрагентов, установки определенных условий оплаты, учета накопительных скидок и бонусов. Помимо этого, для установки цен теперь можно использовать формулы. Таким образом, в новой редакции собраны все необходимые инструменты для реализации системы индивидуального ценообразования под каждого клиента.
Добавлены инструменты многофакторного анализа проведенных сделок с целью прогнозирования дальнейшего развития работы с клиентом. Пересмотрены принципы сегментации клиентской базы по ответственным менеджерам и направлениям деятельности, добавлены новые характеристики клиентов. Изменен порядок операционной обработки информации о контрагентах: теперь она структурирована в зависимости от характера бизнес-процессов, в которых участвует партнер.
Приложения для мобильных устройств
Версия 1С Управление торговлей 11 включает в себя собственные приложения для мобильных устройств, которые могут быть использованы удаленными сотрудниками (торговыми представителями, супервайзерами) для оперативной подачи заказа в центральный офис, снятия информации об остатках и проч. Помимо этого, теперь в режиме онлайн возможно ставить задачи, анализировать и контролировать деятельность удаленных сотрудников. Ранее компании были вынуждены дополнительно приобретать подобные программные решения у сторонних разработчиков и интегрировать их с 1С.
Больше вариантов настройки индивидуальных интерфейсов пользователя
В зависимости от роли пользователя в системе и выполняемых им функций администратор может настроить права доступа и интерфейс системы для сотрудника таким образом, чтобы неиспользуемые сервисы не отображались в его рабочей области. Это облегчает работу пользователя за счет экономии времени на поиск нужных команд и повышает эффективность системы в целом, поскольку исключает случайный или ошибочный запуск лишних процессов.
Снятие контроля операции перед ее проведением
В 1С:Управление торговлей 11 отменена проверка корректности операции перед ее проведением. В редакции 10.3 проведение документа было возможно только после осуществления анализа его правильности, а в случае выявления ошибок система формировала запрет на операцию проведения. В 1С УТ 11.3 процесс анализа корректности документа и функция его проведения выполняются параллельно, независимо друг от друга, что существенно снижает число ошибок.
«Ложка дегтя» - отсутствие привычных и полезных «фишек», облегчавших работу пользователя
Новая редакция программы лишена некоторых инструментов, которые казались хоть и незначительными, но были очень полезны в работе:
Принципиальные отличия в логике построения системы (относится к разработчикам)
В редакции 11 был пересмотрен не только внешний вид программы, но и ее внутреннее содержание, поэтому работа с продуктом требует изменений в подходе со стороны программистов. Отметим операции, в которых наблюдаются основные отличия:
Итак, мы убедились, что Управление торговлей 11 – гораздо более гибкий, функциональный и многозадачный инструмент управления деятельностью коммерческой организации по сравнению с предыдущим релизом 10.3. Однако прежде чем осуществлять апгрейд программного обеспечения, помимо оценки финансовых затрат, необходимо взвесить нематериальные факторы.
Например, если компания работает с продуктом без существенных доработок его стандартной модификации, то обновление может пройти практически безболезненно при правильном подходе к обучению персонала.
Однако в случае, если потребовалось достаточно большое количество дополнительных модулей, обработок и прочих усовершенствований кода, то перенести их в обновленную программу, в связи с описанными выше нюансами, будет весьма затруднительно и может привести к необходимости проведения всех доработок с нуля.
Таким образом, решение о том, стоит ли переходить на новую версию учетной системы, является индивидуальным для каждой компании.
Рисунок 1. – Создание нового пользователя информационной базы
Рисунок 2. – Запуск приложения в режиме 1С:Предприятие
Рисунок 3. – Разделы настроек информационной базы
Рисунок 4. – Справочники информационной базы
Рисунок 5. – Система налогообложения организации
Рисунок 6. – Помощник заполнения настроек и справочников
Рисунок 7. – Документ ввода начальных остатков
1С: Управление торговлей 11.3 предлагает современный интерфейс с гибкими настройками и большим количеством инструментов для торговых организаций. По сравнению с более ранними версиями, здесь реализованы многие вещи, которые раньше приходилось дописывать самостоятельно. Так, к примеру, в УТ 11.3 есть возможность работать со скидками и бонусами (в том числе, накопительными), продуманы решения для мониторинга и управления складскими остатками, закупками и многие другие функции. В программе предусмотрено все, чтобы решать большинство задач предприятия посредством встроенных компонентов. Рассмотрим, как начать работать с 1С данной версии, если у вас уже есть готовая база, или вы решили создать новую. Принцип работы для стационарной версии и арендованной 1С онлайн одинаковый.
После установки программы или получения доступа к базе на удаленном рабочем столе, нужно произвести запуск (двойным кликом по ярлыку 1С). Открывается диалоговое окно, в котором предлагается добавить информационную базу:
Для добавления базу нужно согласиться, после чего программа предложит создать новую базу или загрузить имеющиеся данные:
Новая база будет создана при выборе первого пункта, если у вас уже есть база, скопированная на жесткий диск или в облачном хранилище, то выбирается второй пункт. При его выборе открывается окошко, в котором нужно указать название базы и путь к файлам с данными:
После внесения информации, нажимаем кнопку «Далее», программа предложит настроить параметры запуска, здесь можно согласиться с установками по умолчанию. После подтверждения настроек, созданная база появится в списке доступных к работе баз. Ее можно запустить двойным кликом или кнопкой «1С:Предприятие»:
В дальнейшем добавлять новые базы и редактировать уже созданные можно соответствующими кнопками. При запуске потребуется ввести имя пользователя и пароль. Если пароль не установлен, программа предложит создать новый пароль.
Логика группировки интерфейса 1С:УТ 11.3 отличается от версии 10.3. Элементы распределены по их вхождению в состав определенных бизнес-процессов. Разобраться достаточно просто:
На вкладку «Главное» вынесены базовые элементы, которые используются чаще всего:
Остальные вкладки содержат элементы, которые относятся к определенному процессу. Наиболее важные пункты выделены жирным шрифтом.
Чтобы повысить удобство работы с программой, можно создать свой список часто используемых элементов. Делается это добавлением элемента в раздел «Избранное».
Нужно нажать на звездочку рядом с названием пункта, после чего пункт появится в списке, и не придется тратить время на переключение панели инструментов:
Работа с товарами и услугами начинается с создания элементов в справочнике номенклатуры. Справочник находится на вкладке «НСИ и администрирование»:
При выборе пункта открывается список номенклатуры, если база новая – то список пуст. Сюда требуется добавить элементы. Элементы номенклатуры удобно заносить в номенклатурные группы, поэтому для начала создаются нужные группы. Их может быть сколько угодно, программа позволяет распределять их иерархически, в одну группу может входить несколько подгрупп. Добавление новой группы происходит через нажатие кнопки «Создать группу». В открывшейся форме вносится название и указывается, в состав какой группы входит вновь создаваемая группа:
Создание группы подтверждается кнопкой «Записать и закрыть», после чего элемент появляется в списке:
Аналогичным образом добавляются все нужные группы. После их создания можно приступать к добавлению номенклатуры в эти группы. Выбирается группа, в которую должна входить данная номенклатура. Новый товар/услуга добавляется кнопкой «Создать». Открывается форма, в которую нужно внести данные об элементе номенклатуры:
Для начала заполняются поля:
Вид номенклатуры – указывается, к какому виду относится элемент: товар или услуга, значение выбирается из списка;
Рабочее наименование – название элемента, которое будет отображаться в базе, как его удобнее искать при работе (внутреннее название);
Наименование для печати – то, как будет называться элемент в официальных документах;
Артикул – уникальное буквенно-цифровое заводское обозначение элемента.
Этих данных хватает для создания элемента, в дальнейшем можно скорректировать и расширить информацию по каждой номенклатурной позиции. Нажатие на кнопку «Записать и закрыть» добавит номенклатуру в справочник. Таким же образом заполняются остальные элементы.
Важно понимать, что создание элемента в справочнике никак не влияет на состояние складских остатков. Чтобы товар числился на складе, его нужно оприходовать.
Оформление
Основные функциональные возможности отраслевого решения:
Оформление прихода товаров от контрагента на склады предприятия, в том числе в двухфазовом (ордерном) режиме;
Оформление реализации товаров и услуг контрагенту, в том числе в двухфазовом (ордерном) режиме;
Оформление перемещения товаров между салонами, внутренними складами предприятия, салонами и складами предприятия, в том числе в двухфазовом (ордерном) режиме;
Торговля комплектами товаров, созданными как в момент продажи товара, так и с подготовкой комплекта (операция "комплектация");
Оформление возвратов товаров от покупателей (реализованы механизмы автоматического создания необходимых документов при возврате "Не День в День" в режиме РМК);
Оформление документов инвентаризации товаров ("Инвентаризация товаров", "Списание товаров", "Оприходование товаров");
Оформление приходных и расходных кассовых ордеров непосредственно в салонах;
Оформление документов перемещения денежных средств между салонами, внутренними кассами салонов, салонами и кассами предприятия;
Оформление чеков продажи, и по окончании смены сводного отчета по контрольно-кассовой машине, с учетом возвращенных товаров в смену;
Работа с эквайринговыми системами, учет оплат товаров по платежным картам, учет договоров эквайринга и условия возвращения / не возвращения торговой уступки эквайрером при возврате товаров; оплата товаров кредитами;
Возможность использования процентных скидок по дисконтным картам (накопительные скидки), скидки с разделением по салонам, скидки контрагентам, скидки на сумму чека, скидки по времени действия, по количеству товара, по виду оплаты;
Поддержка торгового оборудования: фискальные регистраторы, терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, дисплеи покупателя, платежные терминалы, ридеры магнитных карт.
Применение отраслевого решения для автоматизации салонов и сетей салонов оптики позволит существенно сократить затраты и сроки ввода системы в эксплуатацию, по отношению к универсальным решениям, благодаря реализации в нем основных бизнес-процессов, свойственных успешным предприятиям этой отрасли.
В отраслевом решении "Розница 8. Салон оптики" реализован механизм ведения учета в разрезе оптических характеристик линз, таких как: Sph, Cyl, Ax, Add, BC и т.д. Значения оптических характеристик используются для автоматического формирования наименования аналитики товара.
Добавлен специализированный механизм, позволяющий сохранять в информационной базе биометрические характеристики зрения клиента. При помощи данного механизма можно производить диагностику зрения клиента до и после коррекции, выписывать рецепты на производство новых очков, производить подбор контактных линз, отражать жалобы клиента, фиксировать диагноз зрения. Посредством механизма можно отслеживать историю болезни индивидуально для каждого клиента.
Реализован специализированный интерфейсный инструмент, позволяющий упростить работу врача, производящего диагностику зрения клиента и выписку рецепта для производства очков или подбор контактных линз. Посредством данного автоматизированного рабочего места (АРМ) возможен ввод подробной информации о новом клиенте (ФИО, возраст, пол, контактная информация). Возможен просмотр истории и оформление новой диагностики с целью простой проверки зрения, подбора контактных линз, выписки рецепта новых очков или проверки зрения после коррекции.
При желании клиента, по данным его биометрического обследования зрения (или независимо от них), возможно оформление заказа на производство новых очков, покупку контактных линз или прочих аксессуаров. Оплату по заказу клиенту не обязательно выполнять сразу, ее можно производить частично и на любом этапе выполнения заказа.
В решении "Розница 8. Салон оптики" реализован специализированный интерфейсный инструмент, позволяющий упростить работу консультантов и кассиров, оформляющих и контролирующих выполнение заказов, осуществляющих прием оплаты и выдачу заказов.
В конфигурации "Розница 8. Салон оптики" реализован механизм отражения процесса производства новых очков, который позволяет контролировать процесс производства и затраты при выполнение заказов.
Реализован набор специализированных аналитических отчетов. Данные отчеты позволяют анализировать и контролировать работу врачей, консультантов, кассиров и мастеров, отслеживать историю и этапы выполнения заказов, анализировать затраты по производству.
Информационные базы, созданные на основе отраслевого решения "1С:Салон оптики", имеют возможность работы в режиме распределенных информационных баз (РИБ) с четким разделением документооборота по салонам, где в главном узле РИБ консолидируется информация по всем салонам сети. Предусмотрены механизмы автоматического инициирования обмена.
Также "1С:Салон оптики" может автоматически обмениваться информацией с управляющей информационной системой (back-office) в дуплексном режиме. В качестве управляющей системы для "1С:Салон оптики" может использоваться "1С:Управление торговлей 8" редакции 10.3. В управляющей системе можно создать неограниченное количество узлов конфигурации "1С:Салон оптики", которые в свою очередь могут являться главными узлами распределенной информационной базы.
Предусмотрены механизмы администрирования пользователей информационной базы удаленных узлов РИБ из главного узла "1С:Салон оптики" администратором системы. Например, в главном узле РИБ, администратор системы может создать (редактировать, назначать роли, интерфейсы, сбрасывать пароль) пользователя информационной базы удаленного узла, а также иметь доступ к актуальной информации о настройках пользователей ИБ, сделанных в режиме конфигуратора (или предприятия) непосредственно в узлах РИБ.
В "1С:Салон оптики" наряду с многосалонным учетом, реализован многофирменный учет, где каждый склад (торговый зал) может быть отнесен к определенной организации.
"1С:Салон оптики" может использовать ордерные схемы перемещения, реализации и поступления товаров на склады предприятия и в салоны. Ордерная схема представляет собой перемещение в буферный список товаров, необходимых к принятию или отгрузке со склада, фактическая же операция с товарным остатком на складе производится расходным или приходным ордером.
В системе реализована возможность контроля установки цен на товары для каждого салона в отдельности, что обеспечивает соответствие цен в информационной базе и ценников в торговых залах салонов. Есть возможность работы с типами цен номенклатуры, которые в случае использования управляющей системы могут выступать в роли рекомендованных цен к розничной торговле, но быть скорректированными для розничной продажи в зависимости от географического положения розничной точки (присутствие аналогичных товаров по более низким ценам в конкурирующих организациях, находящихся в непосредственной близости к салонам). Также реализованы механизмы создания макетов ценников и этикеток и их печати из любых видов "товарных" документов.
Отраслевое решение "1С:Салон оптики" аккумулирует в себе методические решения и лучшие практики предприятий розничной торговли, представленные в программном продукте "1С:Розница 8" и накопленные знания компании 1С-Рарус на рынке автоматизации розничной торговли. .Опыт полученный при внедрении крупных сетей оптик, таких как Линзмастер, помог создать решение, которое сможет повысить эффективность ведения бизнеса компаний различных форматов.
