Трудовое законодательство регулирует взаимоотношения между работодателем и работником в любых моментах. Случаются ситуации, когда сотрудник длительное время не может выполнять должностные обязанности в силу уважительных причин.
Это может быть отпуск, больничный лист, длительная командировка, обучение и многие подобные факторы. При этом хозяйственная деятельность работодателя остановиться не может, а, значит, на время отсутствия работника его обязанности должен кто-то выполнять.
Временное отсутствие работника приводит к исполнению его обязанностей другим лицом, которым может выступать конкретный сотрудник компании или специалист со стороны.
Пять простых шагов, которые позволят грамотно и продуктивно заменить сотрудника на время пока он не может являться на свое рабочее место:
На каждом этапе важно знать все нюансы кадровых операций, которые закреплены в Трудовом Кодексе РФ. Прежде всего – это как оформляются все перечисленные документы, как начислять и учитывать доплату, а также порядок ее выплаты, кто вправе исполнять обязанности и как подтверждаются его полномочия.
Трудовой Кодекс рассматривает три варианта исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника другим работником этой же компании без освобождения от основных обязанностей:
Статья 60 ТК РФ оповещает , что исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника характеризуется рядом особенностей:
В случае когда сотрудник на определенное время освобождается от своих обязанностей, чтобы выполнять работу отсутствующего коллеги, кадровым специалистом оформляется не замещение, а перевод на другую должность. Порядок и условия такой кадровой перестановки регламентируется статьей 72 ТК РФ.
Совместительством называют объем работ не по своей профессии, на который работник тратит свободное от основной деятельности время. В этом случае дополнительная работа и заработок за нее должны быть регулярными.
Различают совместительство:
Согласно трудовому законодательству совместительство характеризуется рядом условий:
Совместительство выступает формой вторичной занятости и, если позволяет время, может осуществляться одновременно у нескольких работодателей или по нескольким должностям. Все вопросы совместительства регулируются статьями 60, 282-288 ТК РФ.
В отличие от совместительства совмещение представляет собой дополнительную работу, которую один работник выполняет во время отсутствия другого, наряду со своими основными обязанностями.
Это кадровая перестановка имеет свои нюансы:
Многие работодатели наряду ежегодным графиком отпусков, составляют самопроизвольный график совмещений. Уже в начале календарного года подготавливается список должностных обязанностей, которые не могут не выполняться для получения эффективных результатов деятельности компании.
Дополнительно просчитываются предполагаемые суммы для оплаты совмещения работников, уходящих в отпуск. Просчитанные плановые выплаты закладываются в бюджет организации на год. Запланированную сумму немного завышают, так как учитывают, что в течение года кадры болеют, учатся и т. п.
Один из вариантов оформить исполнителя должностных обязанностей временно отсутствующего сотрудника – это провести кадровое замещение.
Самого понятия замещения трудовым законодательством не рассматривается, а потому в отношении этого кадрового процесса в ТК не устанавливается никаких норм.
Закон регламентирует три основных формы замещения:
Все формы замещения имеют совпадающие особенности, а потому многие кадровые работники допускают ошибки, оформляя эту процедуру. Для выбора единственного оптимального способа, важно учесть нюансы, образовавшиеся на момент временного ухода сотрудника.
Существует замещение особых должностей на время отпуска, в отношении которых существует высокая ответственность.
К таким должностным лицам относятся:
В таком случае доплат не производится. Если проговорить это условие в должностной инструкции, то с зам. директором каждый раз не придется заключать дополнительное соглашение.
В случае когда у директора не предусмотрено заместителей, на его место придется нанять работника со стороны или перевести другого сотрудника фирмы.
Помимо приказа и дополнительного соглашения на заместителя оформляется нотариальная доверенность на ведение дел руководителя.
Первоначально, обязанности переходят к его заместителю без дополнительных выплат. К прочим замещающим работникам применяется процедура оформления приказа и дополнительного соглашения. К тому же в приказе оговаривается передача право подписи, если такое рассматривается.
К заместителям директора и главного бухгалтера, помимо обязанностей переходит и ответственность. Поэтому за ошибки, совершенные во время исполнения управленческой работы, отвечают те, кто по приказу был назначен на замещение.
Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы , образовавшееся по причине производственной необходимости, фиксируется кадровым инспектором приказом по предприятию. Трудовое законодательство не предусматривает границ сроков выполнения временной дополнительной работы.
К тому же сотрудник, исполняющий обязанности другого, параллельно исполняет свои, иными словами, не освобождается от основной деятельности. Сущность такой кадровой операции напоминает процедуру совмещения должностей.
Создание приказа должно сопровождаться внесением сведений:
Согласно статье 151 ТК РФ доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника равняется величине, оговоренной в соглашении сторон.
Поэтому сумма оплачивается по усмотрению руководителя, может достигать 100 % зарплаты отсутствующего работника.
Но, чаще всего, временное исполнение обязанностей, выступает в формате совмещения, а, значит, назначенный сотрудник физически не справится с полным объемом дополнительной работы.
Поэтому в среднем доплаты за совмещение достигают 30-50% от суммы оклада , при этом они фиксируются в коллективном договоре и положениях об оплате труда.
Оплатить добавку за исполнение обязанностей можно:
При проведении кадровой процедуры замещения от сотрудника, который будет исполнять должностные обязанности, в обязательном порядке требуется произвольная форма заявления — согласия.
Скачайте бланк и образец заявления на замещение временно отсутствующего работника.
Важно не забывать про два нюанса:
В любом случае от совмещающего лица, в отдел кадров должно поступить заявление на согласие исполнять обязанности временно отсутствующего работника. для проведения операции замещения работник должен письменно указать предложение исполнять дополнительный объем обязанностей.
Официальные причины, по которым работник может временно не посещать свое рабочее место:
В связи с отсутствием работника, и по причине того, что производственный процесс остановиться не может, его обязанности должен кто-то выполнять.
Трудовое законодательство предлагает несколько вариантов назначения исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника.
Все способы объединяет финансовая сторона вопроса в виде доплаты в размере, оговоренном соглашением сторон. Не начисляют доплату при выполнении управленческих обязанностей заместителям руководящих должностей.
Чаще всего для замещения временно отсутствующего персонала используют три пути:
Рассмотрим каждый из этих вариантов более подробно.
При временном переводе сотрудник переводится на работу по другой должности или профессии. Обязанности по своему трудовому договору человек при этом не исполняет. Например, на время отсутствия начальника гаража на его позицию переводится один из механиков.
Временное совмещение — это выполнение в течение рабочего дня наряду со своими обязанностями, определенными трудовым договором, дополнительной работы по другой должности или профессии. Так, отправив в отпуск кассира, вы можете поручить выполнение его обязанностей в порядке совмещения бухгалтеру.
При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания работнику поручается в течение рабочего дня наряду с его работой осуществлять дополнительную деятельность по этой же профессии (должности). Например, если у вас имеются три наладчика, то на время отсутствия одного из них вы можете возложить исполнение его обязанностей на двух оставшихся.
При временном переводе работник получает оплату по выполняемой работе. Поэтому такой способ, как правило, применяется при замещении руководителей, размер заработной платы которых выше, чем у рядовых сотрудников.
В случае совмещения должностей работнику устанавливается или иного сотрудника. Размер этой доплаты устанавливается по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ ).
При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания размер доплаты и объем дополнительной работы также определяются соглашением сторон.
Часто возникает вопрос: кто кого может замещать? Ответа на него законодательство не содержит, поэтому в каждом случае следует исходить из интересов и специфики вашей деятельности и квалификации персонала. Например, в небольшой фирме на время отпуска вполне может директор замещать кадры — доплата за совмещение в этом случае ему также должна быть установлена. А сможет ли секретарь исполнять обязанности начальника отдела — зависит от квалификации как секретаря, так и начальника.
В любом случае для возложения на человека обязанностей отсутствующего работника необходимо его письменное согласие. Работодатель должен издать соответствующий , в котором указать:
Такой приказ необходим как для правильного начисления оплаты и отнесения ее на себестоимость, так и для возможности привлечения работника к ответственности за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей.
Имейте в виду, что во всех вышеупомянутых случаях размер доплаты законом не определен и устанавливается по соглашению сторон. На практике размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего работника составляет обычно от 10 до 50 процентов его заработной платы, но иногда замещающий сотрудник требует, чтобы ему доплачивали чуть ли не 100%. В целях исключения разногласий рекомендуем оговорить этот вопрос в локальном нормативном акте — например, в .
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
В любой организации может возникнуть ситуация, когда работник длительное время отсутствует — болеет, находится в отпуске или длительной командировке, обучается с отрывом от работы и т.д. Однако работу выполнять надо. О вариантах возложения обязанностей временно отсутствующего работника на другого сотрудника поговорим сегодня: расскажем, как оформить такое исполнение обязанностей, нужно ли вносить запись в трудовую книжку, и ответим на попутно возникающие вопросы.
Трудовой кодекс предлагает не один вариант исполнения обязанностей временно отсутствующего работника:
— без освобождения от работы, определенной трудовым договором;
— временный перевод;
— перемещение;
— совместительство;
— срочный трудовой договор.
Рассмотрим подробнее каждый из этих вариантов.
Используем внутренние ресурсы организации
Совмещение или расширение зон обслуживания. На основании ст. 60.2 ТК РФ работнику может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Если дополнительная работа будет осуществляться по другой профессии (должности), это будет совмещением, а если по такой же профессии (должности) — расширением зон обслуживания, увеличением объема работ.
При этом ст. 60.2 ТК РФ делает оговорку, что для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем определяются работодателем с письменного согласия работника и оформляются соглашением. Этим же соглашением утверждается и размер доплаты за дополнительную работу (ст. 151 ТК РФ) — либо в твердой сумме, либо в процентах от оклада (как по основной должности, так и по замещаемой).
Хотелось бы заострить внимание на оплате дополнительной работы. Минздравсоцразвития в Письме от 12.03.2012 N 22-2-897 разъяснило, что иногда исполнение обязанностей отсутствующего специалиста может не оплачиваться. Это возможно, когда в должностных инструкциях работников отдельных категорий предусмотрены случаи исполнения обязанностей отсутствующего специалиста со схожей трудовой функцией. В таком случае совмещение является частью трудовой функции и не подлежит оплате.
Примечание. Если поручаемая работа по другой профессии требует дополнительных навыков или образования, оцените, сможет ли работник выполнять ее без ущерба для своей работы, в противном случае лучше воспользоваться иным вариантом замещения.
Однако автор не согласен с такой позицией, и вот почему. Привлечение к временному исполнению обязанностей по должности отсутствующего работника должно в любом случае осуществляться путем издания работодателем соответствующего приказа (распоряжения), как того требует Разъяснение Госкомтруда СССР N 30, ВЦспс N 39 от 29.12.1965 «О порядке оплаты временного заместительства», независимо от того, указана ли возможность такого привлечения в трудовом договоре или должностной инструкции работника. Кроме этого, ст. 151 ТК РФ установление доплаты за выполнение дополнительной работы также не ставится в зависимость от наличия или отсутствия в трудовом договоре (должностной инструкции) указания на исполнение обязанностей отсутствующего работника. Поэтому мы считаем, что работнику за выполнение дополнительной работы в любом случае полагается доплата в размере, определенном сторонами трудовых отношений.
На основании соглашения издается приказ. Он может выглядеть, например, так:
Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
Приказ N 41
О поручении дополнительной работы в порядке совмещения должностей
В связи с отсутствием бухгалтера по начислению заработной платы Анохиной В.Л. по причине повышения квалификации с отрывом от производства на основании ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ
Приказываю:
1. Поручить старшему бухгалтеру Волковой А.С. выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по должности бухгалтера по начислению заработной платы за дополнительную оплату.
2. Установить Волковой А.С. ежемесячную доплату за выполнение дополнительной работы в порядке совмещения должностей в размере 12 000 руб.
3. Определить срок совмещения Волковой А.С. в должности бухгалтера по начислению заработной платы с 15.05.2013 по 19.07.2013.
Основание: дополнительное соглашение от 14.05.2013 к трудовому договору от 05.08.2009 N 9-08.
Директор Медведев /Медведев А.Д./
С приказом ознакомлены:
бухгалтер по начислению
заработной платы Анохина, 14.05.2013 /Анохина В.Л./
старший бухгалтер Волкова, 14.05.2013 /Волкова А.С./
Помните, что работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ). Работодатель также может досрочно отменить поручение о ее выполнении, уведомив работника об этом в те же сроки.
Временный перевод. Переводом считается постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ).
Более конкретно порядок временных переводов определен в ст. 72.2 ТК РФ. В частности, согласно данной норме работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года. Если временный перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, срок такого перевода может быть и более года (например, на период отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет).
В любом случае временный перевод на период замещения отсутствующего сотрудника допускается только по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме.
Условия временного перевода и его срок оговариваются сторонами в дополнительном соглашении к трудовому договору. На основании такого соглашения издается приказ о переводе. Напомним, что унифицированные формы приказов, установленные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, с 2013 года не обязательны к применению, поэтому приказ о переводе может быть издан по форме, утвержденной организацией. При этом важно указать в приказе характер перевода — временный и в качестве основания привести реквизиты соглашения о переводе — его дату и номер. С таким приказом работника необходимо ознакомить под роспись.
Примечание. Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.
Вопрос: Достаточно ли подписи работника на приказе о временном переводе, чтобы соглашение о переводе считалось достигнутым?
Нет, недостаточно. Необходим отдельный документ — соглашение , в котором стороны на равноправной основе определят условия временного перевода. Именно такое соглашение, подписанное обеими сторонами трудовых отношений, и является основанием для издания приказа о переводе.
Помните, что если при переводе обязанности работника изменяются, то его надо ознакомить с новой должностной инструкцией. То же самое относится и к правилам техники безопасности (ч. 2 ст. 225 ТК РФ).
По поводу внесения записи в трудовую книжку скажем следующее. Ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек*(1), ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек*(2) не предусмотрено внесение в трудовую книжку записей о временном переводе. Кроме того, ст. 66 ТК РФ установлено, что в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника. Соответственно, вносить запись о временном переводе не нужно.
Часто возникает вопрос, нужно ли оформлять возвращение работника на постоянное место. Трудовой кодекс не дает на него ответа. Однако во избежание спорных ситуаций рекомендуем направить сотруднику уведомление о выходе на работу основного работника, которое составляется в произвольной форме. Также можно издать приказ о прекращении исполнения временных обязанностей и возвращении к старой должности. Он составляется в произвольной форме.
Перемещение. Для замены временно отсутствующего работника можно воспользоваться перемещением. Оно, в отличие от перевода, не требует согласия работника при условии, что осуществляется на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, и это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ). Без согласия работника можно переместить и для работы на другом механизме или агрегате, но с соблюдением вышеназванного условия.
Для того чтобы узнать, можно ли переместить работника, необходимо проверить трудовой договор с ним. Довольно часто работодатели указывают в качестве места работы наименование структурного подразделения, в котором будет трудиться работник, а между тем в соответствии со ст. 57 ТК РФ называть структурное подразделение необходимо только в том случае, если работник принимается в филиал, представительство или иное обособленное подразделение, расположенное в другой местности.
К сведению. Под другой местностью в силу п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» понимается местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.
Таким образом, если в трудовом договоре работника указано структурное подразделение, то переместить его в другое структурное подразделение для замещения временно отсутствующего работника даже без изменения должности или трудовой функции не получится — это будет изменением определенных сторонами условий трудового договора и потребует согласия работника.
Привлекаем рабочую силу со стороны
Если обязанности отсутствующего работника обширны, а иные сотрудники компании сильно загружены работой, чтобы не нарушать производственного процесса, работодатель может принять решение о привлечении работников со стороны для замещения временно отсутствующего работника.
Совместительство. Данный вариант исполнения обязанностей отсутствующего работника подойдет не только для сотрудника со стороны, но и для работников, уже трудящихся в компании.
Итак, ст. 60.1 ТК РФ позволяет заменить отсутствующего работника на определенное время, оформив совместительство. Статья 282 ТК РФ дает определение совместительству — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Причем такой трудовой договор может быть заключен как у того же работодателя (внутреннее совместительство), так и у другого работодателя (внешнее совместительство).
Важным нюансом совместительства является не только наличие отдельного трудового договора, но и продолжительность рабочего времени . Так, в силу ст. 284 ТК РФ продолжительность рабочего времени при такой работе не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену).
На основании ст. 285 ТК РФ оплата труда лиц, работающих по совместительству, производится пропорционально отработанному времени в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. При установлении лицам, работающим по совместительству с повременной оплатой труда, нормированных заданий оплата труда производится по конечным результатам за фактически выполненный объем работ.
Для оформления совместительства работник представляет документы, указанные в ст. 65 ТК РФ, и справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ) — при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда. Один нюанс: трудовую книжку совместитель не представляет, поскольку все записи в нее вносит работодатель по основному месту работы. Поэтому если работник захочет видеть запись в трудовой книжке о работе по совместительству, то ему необходимо представить документ, подтверждающий совместительство, по основному месту работы (ст. 66 ТК РФ).
Затем заключается трудовой договор, в котором обязательно должно быть указано, что работа является совместительством. Ну и, конечно, совершаются иные действия по оформлению приема на работу: издается приказ о приеме, заводится личная карточка (даже на внутреннего совместителя).
Срочный трудовой договор. Если другие варианты замещения отсутствующего работника не подошли, можно воспользоваться еще одним — заключение срочного трудового договора с новым работником. Однако в данном случае нужно учитывать требования ст. 58 ТК РФ, на основании которой срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК РФ. Для нашей ситуации подойдет основание, указанное в абз. 2 ч. 1 этой статьи: на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.
Обратите внимание! На основании ст. 57 ТК РФ при заключении срочного трудового договора обязательно нужно указать дату начала работы, а также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для его заключения. Если этого не сделать, договор будет считаться заключенным на неопределенный срок.
Формулируя условие о сроке трудового договора, целесообразно указывать не только срок действия договора, но и дату его окончания, поскольку в дальнейшем это поможет избежать споров при прекращении договора в связи с окончанием его срока. Например, формулировка может быть следующей: «Настоящий договор заключен на период обучения бухгалтера Сорокиной Р.З. с 04.03.2013 по 04.06.2013».
Но как быть, когда дату окончания работы, да и саму продолжительность срока договора определить проблематично, например при замещении работника на период отпуска по уходу за ребенком? В таком случае формулировка может быть следующей: «Настоящий договор заключен на время отпуска Калмыковой И.Д. по уходу за ребенком, не достигшим трехлетнего возраста».
При таком замещении отсутствующего оформляются те же документы, что и при приеме на работу обычного сотрудника: трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка. Кроме этого, нужно сделать запись о приеме в трудовой книжке, причем без указания, что работник принят на определенный срок. Это подтверждается и разъяснениями Роструда в Письме от 06.04.2010 N 937-6-1.
Отметим, что трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с его выходом на работу (ст. 79 ТК РФ).
В заключение
Когда временно отсутствует руководитель организации, довольно часто назначают лицо, исполняющее его обязанности. Да и в документах нередко можно увидеть подпись с пометкой «и.о.». Скажем сразу, что должности «исполняющий обязанности» не существует. Однако на какое-то время назначить «и.о.» все-таки можно.
Если обязанности будет исполнять лицо, в должностной инструкции или трудовом договоре которого есть пункт об исполнении обязанностей руководителя или другого работника, нужно издать соответствующий приказ, чтобы этот пункт начал действовать (условие о замещении в трудовом договоре означает, что работник обязан исполнять его только тогда, когда другой сотрудник будет отсутствовать).
Если же обязанности по замещению нет, получается, что работник согласился наряду со своими должностными обязанностями выполнять дополнительную работу по должности отсутствующего сотрудника, то есть нужно применить ст. 60.2 ТК РФ и оформить совмещение.
В любом из этих случаев работнику, замещающему отсутствующего работника, должна производиться доплата.
Доплата за замещение на время отпуска является важным аспектом взаимоотношений работника и работодателя, когда речь идет о замене. Есть много способов замещения, и от того, какой выберет работодатель, будет зависеть размер доплаты. В нашей статье мы рассмотрим, как происходит замещение отпускников и его оплата.
Существует несколько способов замены отпускников:
Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).
Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.
Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.
Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.
Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.
Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.
Пример
ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.
Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.
Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.
Оклад кассира равен 17 000 руб.
Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.
Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.
Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.
С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность - образец» .
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.
Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).
Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.
Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.
Пример
В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.
Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.
Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.
Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.
С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).
Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).
Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.
Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.
Если на предприятии работник уходит в отпуск, то на его место, скорее всего, нужно будет подобрать замену. Вариантов такой замены несколько. Выбирайте тот, что удобен именно вам. Но какой бы из них вы ни выбрали, помните, что обязанностью доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника пренебрегать нельзя.
Сотрудник, который выполняет обязанности другого работника на время его отсутствия, имеет право на получение доплаты в установленном порядке. В статье разберем, как рассчитывается доплата за временно отсутствующего сотрудника, как оформить доплату, может ли сотрудник досрочно прекратить выполнение обязанностей отсутствующего работника.
Право на получение сотрудником доплаты за выполнение трудовых обязанностей другого работника на период его отсутствия закреплено в Трудовом законодательстве. Доплата начисляется при одновременном соблюдении следующих условий:
Замещение временно отсутствующего работника подразумевает под собой расширение трудовых обязанностей и зоны ответственности замещающего сотрудника, без увеличения длительности рабочего дня (трудовой смены).
Порядок определения размера доплаты сотруднику при замещении отсутствующего работника закреплено в ТК РФ:
| № п/п | Нормативный документ | Описание |
| Ст. 151 ТК РФ | Данное положение ТК утверждает право сотрудника на получение доплаты за временно отсутствующего работника в следующих случаях:
Размер доплаты на период замещения устанавливается по согласованию сторон и в соответствие с характером и объемом дополнительной работы. |
|
| 2 | Ст. 60.2 ТК РФ | Нормативный документ дает определение понятию дополнительной работы, за выполнение которой начисляется доплата в соответствие с установленным порядком. Также данное положение ТК РФ описывает порядок досрочного отказа от выполнения дополнительной работы со стороны замещающего сотрудника, а также по инициативе работодателя. |
В соответствие с ТК РФ, доплата за временно отсутствующего сотрудника начисляется по согласованию сторон – работодателя и сотрудника, которому поручено выполнение дополнительной работы. Таким образом, размер доплаты и порядок ее начисления может быть зафиксирован в:
Размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника может начисляться как в фиксированной форме (так называемая «твердая ставка»), так в виде процента от зарплаты . Ниже рассмотрим порядок расчета доплаты по каждому из способов и разберем пример.
На многих предприятиях доплата за временно отсутствующего сотрудника начисляется в фиксированном виде, а именно в твердом денежном выражении. В таком случае доплата не зависит от дохода отсутствующего или замещающего сотрудника, а выплачивается в размере, установленном трудовым/коллективным договором.
В случае начисления доплаты по твердой ставке, в организациях применяется градационный подход к определению размера выплаты в соответствие со сложностью выполняемой роботы, ее объемом, уровнем ответственности. Иными словами, размер оплаты устанавливается в разном размере, в зависимости от должности замещающего (отсутствующего) сотрудника.
Кроме того, в крупных компаниях и на больших производственных предприятиях со сложной и разветвленной организационной структурой, размер доплаты фиксируется отдельно для каждого структурного подразделения.
В настоящее время наиболее справедливым способом определения размера доплаты за временно отсутствующего сотрудника считается расчет выплат, исходя из размера дохода отсутствующего либо замещающего сотрудника. В таком случае замещающий работник получает доплату, размер которой соответствует объему выполняемой работы и уровню ответственности.
Рассмотрим пример. Голованова Т.Л. – ведущий бухгалтер ООО «Зубр-М». 11.06.2018 заместитель главного бухгалтера ООО «Зубр-М» Светличная Л.Д. оформила отпуск на 5 календарных дней (11-15.06.2018), в течение которого ее должностные обязанности возложены на Голованову.
Согласно внутреннему порядку, доплата за временно отсутствующего сотрудника на ООО «Зубр» рассчитывается по следующей формуле:
Допл = (Окл отс * 15% + Окл замещ * 15%) / КолРабДн * ПериодЗамещ,
где Окл отс – оклад временно отсутствующего сотрудника;
Окл замещ – оклад замещающего работника;
КолРабДн – количество рабочих дней в месяце, в котором сотрудник замещал отсутствующего работника;
ПериодЗамещ – период замещения (количество рабочих дней).
Доплата Головановой на период отпуска Светличной рассчитана исходя из следующих показателей:
Расчет доплаты, начисленной Головановой за период отпуска Светличной, выглядит так:
(19.003 руб. * 15% + 24.880 руб. * 15%) / 21 день * 5 дней = 1.567,14 руб.
Ниже представлена пошаговая инструкция оформления и начисления доплаты сотруднику за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника:
Прежде чем начинать оформление документов, следует получить от сотрудника устное согласие на выполнение обязанностей другого работника на период его отсутствия. Как правило, на начальном этапе непосредственный руководитель сотрудника проводит беседу с подчиненным, сообщая необходимость замещения (отпуск, болезнь другого работника, другие причины) и получая от сотрудника согласие, либо мотивированный отказ.
Подчеркнем, что руководитель не вправе принудить работника к выполнению обязанностей отсутствующего сотрудника. Данное решение принимается исключительно по обеих сторон согласованию сторон – сотрудника и компании (в лице руководителя).
При согласии работника на выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника, руководитель предлагает ему оформить соответствующее заявление. Законодательно не установлен бланк, на котором необходимо оформить данное заявление, поэтому документ может быть составлен в свободной форме, с указанием обязательных реквизитов:
На основании приказа производится расчет и начисление доплаты на период замещения отсутствующего работника и выполнения замещающим сотрудником его должностных обязанностей.
Расчет доплаты и выплата средств осуществляется в соответствие с порядком и в размере, утвержденным трудовым/коллективным договором и внутренними нормативными документам. Как правило, сотруднику выплачиваются средства по итогам отчетного месяца – вместе с зарплатой работник получает доплату за замещение.
Действующим законодательством закреплено право сотрудника досрочно отказаться от замещения отсутствующего работника. Для этого замещающему следует оформить соответствующее заявление и передать его руководителю в срок не позже 3-х дней до момента отказа от замещения. К примеру, сотрудник, подавший заявление 18.06.18, может не выполнять обязанности отсутствующего спустя три дня, с 21.06.18.
Аналогичное право предоставляется работодателю, который может за 3 дня уведомить работника о досрочном прекращении функций замещения.
