Доски объявлений в организациях обычно направлены на решение двух основных целей:
Информирование.
Формирование и поддержание определенной корпоративной культуры.
Доска объявлений – это, прежде всего, средство информирования. Причем как сотрудников собственной компании, так и клиентов (или посетителей). Обычно для каждой из этих групп делают разные доски объявлений. Не стоит смешивать внутреннюю и внешнюю информацию. Кроме того, если информации много, лучше организовать несколько досок объявлений, чем пытаться объять необъятное.
Собственных сотрудников на доске объявлений информируют:
о важных событиях, достижениях
о новостях
о принятых решениях
о правилах
о вакансиях
Клиентов или посетителей информируют:
об основных направлениях деятельности
о графике работы
о правилах обслуживания
о вышестоящих инстанциях
Однако доски объявлений, кроме непосредственной задачи информирования, выполняют еще очень важную роль – они формируют корпоративное пространство, поддерживают фирменный стиль, создают особую атмосферу, культуру.
Вспоминается доска объявлений в одной компании, оказывающей риэлтовские услуги. Доска была выполнена из качественного материала, была большой по размеру и красивой. Что сразу же говорило о том, что компания богатая, средства у нее есть и дела идут неплохо. Но при этом на столь замечательной доске сиротливо висел список именинников текущего месяца, и одиноко жалась в углу миссия компании, напечатанная мелким шрифтом. Вся остальная часть доски была пустой. Без всяких слов было ясно – мы имеем дело с богатой материально, но бедной духовно компанией. И что самое удивительное, беседы с руководством и персоналом показали, что убогий вид их доски объявлений никого не смущает. Ну и что, что на ней нет ничего. Значит, нет никакой особой информации, сказали нам.
Данный пример довольно показателен. Такая ситуация обычно складывается в компаниях не придающих особого значения такой тонкой материи как корпоративная культура, где никому нет дела до внутренней репутации, и где никто персонально не отвечает за информирование персонала.
Поэтому, если вы решили организовать в компании доску объявлений, сразу же определите, с какой целью вы ее создаете, какую информацию будете там размещать, как часто будете обновлять информацию и главное, кто будет отвечать за состояние доски и поддерживать информацию в актуальном состоянии. Причем назначить ответственного - это действительно один из главных факторов успеха. Иначе возможна ситуация, которую мы наблюдали еще в одной компании.
Эта доска объявлений наводила на странные мысли. Она вся сплошь состояла из листочков разного формата, где-то прикрепленных кнопкой, где-то просто приклеенных. Порой поверх других листов. Часть информации была цветной, часть черно-белой, часть написанной от руки. На объявлении «Кому нужны большие папки – срочно зайдите в административный отдел» было написано красным фломастером: «Неправда – все уже кончилось!!!». Больше всего зрелище напоминало подъезд дома, где каждый, кто хотел, мог вывесить свое объявление. Или, что мы попали в большую коммунальную квартиру, в которой все главные, и никто ни за что не отвечает.
У доски объявлений обязательно должен быть «хозяин». Его задача продумать концепцию доски объявлений, оформить все разделы в едином стиле и обновлять информацию по мере необходимости. А всякий, кто желает разместить свою информацию должен обращаться к ответственному, с тем, чтобы тот разместил ее - в соответствии с единым стандартом и на отведенное для такой информации место.
Основные правила оформления доски объявлений
Существует несколько базовых принципов оформления досок объявлений, следование которым повышает их действенность.
1. Наличие четкой структуры.
Очень важно, чтобы информация на доске объявлений была структурирована, то есть разделена на четкие разделы, в которых размещается информация определенного вида. В таком случае пользоваться доской становится намного удобнее, сразу можно найти требуемую информацию, а не перечитывать заново все подряд. У каждого раздела должен быть заголовок.
2. Единый стиль, желательно соответствующий корпоративному стилю компании.
В деле формирования имиджа компании, и среди собственных сотрудников в том числе, мелочей нет. Недоумение вызывает, например, доска объявлений, оформленная с сине-голубых тонах, если у компании логотип состоит из зеленого и желтого цветов. Однако, еще хуже, если доска объявлений – это просто место крепления различных бумаг, разного формата, написанных разными шрифтами.
Единый стиль оформления досок объявлений состоит из следующих аспектов:
единый размер и шрифт заголовков
единый шрифт основного текста
единый размер фотографий и рисунков
единые или сходные композиционно элементы украшений
Лучше всего, когда тексты на доске объявлений готовятся по утвержденным стандартам оформления внутренней документации компании (наличие таких стандартов говорит о серьезном отношении компании к собственному имиджу).
3. Способ крепления информации на доске объявлений или информационном стенде должен соответствовать типу информации и периодичности ее обновления, а также учитывать необходимую степень презентабельности доски объявлений.
Если информационный стенд рассчитан на клиентов и посетителей, или располагается в месте, где бывает много людей, как собственных сотрудников, так и посторонних, то он должен быть более презентабельным. Такие информационные стенды можно сразу заказать с пластиковыми кармашками стандартного размера А4 или другого размера, подходящего для компании. Это удобно, если информация меняется не очень часто и ее состав относительно устойчив. Если сделать кармашки чуть большей толщины, то в них можно помещать информацию (сразу по много экземпляров), которую посетители могут забрать с собой. Например, именно такими кармашками лучше всего оформлять рекламно-информационные стенды.
Некоторые стенды можно даже изготовить промышленным способом. Например, стенд с миссией компании, информацию о направлениях деятельности или карту района для госучреждения, так как эта информация может очень долго не меняться.
Локальные доски объявлений для сотрудников одного отдела могут быть более простыми. Для таких целей вполне подойдут и пробковые доски объявлений, информация на которые крепится кнопками.
4. Группировка информации по темам
Существуют различные способы компоновки информации на досках объявлений. Можно группировать разделы по тематике, например, с одной стороны информация о компании в целом, с другой стороны информация о различных подразделениях. Или взять за основу компоновку по принципу обновляемости – часть доски – редко обновляемая информация, другая регулярно. Не стоит помещать на один стенд оперативную информацию (вакансии, объявления) и долгосрочную информацию, такую как миссия и ценности. Кроме того, нужно учитывать, что доски малого размера воспринимаются лучше, чем огромные стенды, где собрана вся возможная информация. Мы уже упоминали, что в больших компаниях целесообразно иметь несколько информационных стендов, на которых размещается информация по определенной тематике. Не стоит пытаться создать один единственный стенд, если необходимо разместить много информации. Лучше продумать, каким образом эту информацию можно сгруппировать.
Например, в одном компании мы насчитали 5 информационных стендов. Каждый из стендов был закреплен за разными сотрудниками.
Информация о достижениях (заполнение курировал руководитель отдела продаж).
Стенд был разделен на 4 части:
Лучший продавец недели – фамилия и должность сотрудника вписывалась маркером на специально отведенном месте доски
Лучший продавец месяца – в специальный кармашек вставлялась фотография сотрудника и сведения о нем
Лучшая сделка месяца – также имелся специальный кармашек для текста
График продаж за квартал
Приказы и распоряжения (куратор – начальник канцелярии).
Небольшая пробковая доска объявлений с последними утвержденными документами, которые касались всех сотрудников.
Стенд службы персонала (куратор – руководитель службы персонала).
На данном стенде были помещены объявления о планируемых корпоративных мероприятиях, правила участия и результаты внутренних конкурсов, информация для желающих пройти обучение, открытые вакансии.
Стенд с миссией компании (куратор директор по развитию)
На стенде была размещена миссия компании, меморандум ценностях, долгосрочные цели компании, фотографии руководства компании.
Стенд «Поздравления» (куратор – сотрудник секретариата)
На стенде вывешивался список именинников текущего месяца с датами рождения, внутренними телефонами и электронной почтой (чтобы желающие могли лично поздравить именинника). Кроме того, собственно в день рождения на доске вывешивался рисунок (картинка или открытка) с персональным поздравлением и подписью директора специально имениннику, который тот забирал себе вечером.
На отдельной части этой же доски вывешивались поздравления, которые пришли в адрес организации от клиентов, партнеров и других сторонних организаций.
В зависимости от целей, которые стоят перед доской объявлений, она может состоять из разных разделов или блоков.
Приведем два примера: информация, которая может располагаться на стендах для крупной компании и для госучреждения.
Пример для крупной компании (информация, которая может быть помещена на корпоративные доски объявлений и стенды):
Миссия
Меморандум о ценностях
Слоган, девиз
Объявления
Информационно-справочная информация (к кому по каким вопросам обращаться, какие и как документы заполнять в стандартных случаях)
Открытые вакансии
Вновь принятые сотрудники, когда, куда, на какую должность, круг обязанностей и полномочий, краткая справка о новом сотруднике.
Показатели деятельности – например, графики выполнения плана продаж или таблица выполнения целей
Передовики, сотрудники, показавшиеся лучшие результаты в определенном направлении за определенный период
Результаты рейдов и проверок, списки провинившихся
Приказы и распоряжения, касающиеся всех сотрудников
Общекорпоративные регламенты, стандарты (краткие формы в виде блок схем)
Поздравления с днем рождения и другими знаменательными датами (свадьба, рождение ребенка, юбилей работы в компании, повышение в должности, защита диссертации, получение награды)
Сообщения об успехах, достижениях компании, отдельных подразделений или сотрудников
Публикации СМИ о компании (где опубликовано, ссылки, тезисно о чем)
Фотогалерея «Кто есть кто» – руководители компании
Стенд или галерея «Наши достижения» - дипломы, сертификаты, награды компании
Стенд или галерея «Отзывы наших клиентов»
Фоторепортажи с мероприятий (выставки, конференции, семинары, субботники, награждения)
Пример для госучреждения. Доска объявлений для посетителей.
Расписание работы организации и отдельных должностных лиц
Список кабинетов, ФИО, телефоны должностных лиц
Условия приема населения (часы приема, необходимость записи, решаемые вопросы, необходимые документы для приема)
Процедуры оформления документов (в виде блок схем)
Нормативные акты, необходимые для населения
Образцы документов для заполнения
Списки граждан (например, чьи документы готовы)
Типичные вопросы и ответы
Вышестоящие организации – куда обращаться с жалобами
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ
Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.
Обязательными локальными нормативными актами являются:
Все эти документы действуют до замены новыми.
ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ
Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы - факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:
Все эти документы также действуют до замены новыми.
ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ
К таким документам относятся:
ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ
Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:
Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:
ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ
Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:
Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
В наше время существуют три способа регистрации:
Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.
Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:
На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.
Книги учета нужны, чтобы фиксировать:
Картотека предупреждений
Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:
Уголок охраны труда в организации — что это?
Охрана труда представляет собой совокупность мероприятий, направленных на сохранение жизни и здоровья сотрудников в процессе их трудового функционирования. Одним из способов информирования трудового коллектива об охране и безопасности трудовой деятельности, а также о принимаемых в этих целях мерах является уголок по охране труда.
Порядок организации указанного информационного пространства определяется постановлением Минтруда России «Об утверждении Рекомендаций по организации работы кабинета охраны труда и уголка охраны труда» от 17.01.2001 № 7 (далее — Рекомендации). Указанный документ рекомендует создание на предприятиях (п. 5 Рекомендаций):
При этом под кабинетом понимается специально подготовленная для этих целей комната или несколько комнат (с учетом требований п. 15 Рекомендаций), а уголок охраны труда представляет собой пространство, исходя из размеров оформленное специальным образом в виде стенда, витрины или компьютерной программы (п. 3 Рекомендаций).
Решение об организации на предприятии комнаты или уголка по охране труда принимает руководитель компании (п. 4 Рекомендаций). Оформляется данное волеизъявление приказом. Единой формы такого приказа законом не предусмотрено, поэтому документ составляется по форме, установленной на предприятии для документации такого рода. В любом случае приказ о создании комнаты или уголка по охране труда должен содержать:
Редактирование внутренней документации предприятия, связанное с обустройством кабинета охраны труда, предполагает разработку и утверждение отдельного положения о кабинете/уголке по охране труда. Этот документ определит и конкретизирует:
Кроме того, необходимо внести дополнения в должностные инструкции соответствующих работников.
Самый простой ответ на вопрос о том, как оформить уголок по охране труда, — создание многофункционального стенда. Стенд представляет собой специальный щит, оформленный различными материалами в соответствии с требованиями постановления Минтруда № 7.
Не знаете свои права?
Это могут быть:
Материалы для стенда в уголке по охране труда могут комплектоваться информационными листовками, агитационными картинками, макетами, фото.
Поскольку основное предназначение уголка по охране труда — просвещение членов трудового коллектива и решение вопросов по безопасности трудовой деятельности, возникающих у сотрудников, основная информация для уголка по охране труда должна давать представление о (п. 11 Рекомендаций):
Кроме того, на стенде вывешиваются планы пожарной эвакуации, инструкции по технике безопасности.
Между тем помимо просветительской и нормативной информации допускается размещение новостей из жизни коллектива: фотографии с рабочих мест сотрудников, фотографии лучших работников по итогам установленного периода, поздравления с праздниками и юбилеями.
Многие компании предлагают услуги по разработке уголка по охране труда, макетов стендов либо готовых шаблонов. Предлагаемые стенды могут иметь различный внешний вид и неодинаковую степень укомплектованности. Основа, из которой сделаны стенды, — это, как правило, прочный пластик. Способы фиксации информационных материалов представлены:
Как правило, стенды для уголка по охране труда отвечают всем требованиям действующего законодательства, однако при выборе такого шаблона стоит руководствоваться не только соблюдением правовых норм, но и особенностями производственного функционирования отдельного предприятия.
В этом смысле изготовление стенда на заказ предпочтительнее, так как позволяет заранее учесть все пожелания и требования. В то же время и готовые макеты в большинстве своем не статичны, а содержат возможность для смены информационных данных и пустые места для наполнения материалами.
Таким образом, самостоятельное оформление уголка охраны труда не должно вызвать затруднений. Можно воспользоваться услугами фирм, осуществляющих подобную работу, либо изучить приведенную в статье нормативную базу и создать уголок, соответствующий всем требованиям.
Инструкция
Основная деталь в оформлении уголка по - информационный . Лучше всего для этой цели подойдет доска с мягким покрытием, к которому кнопками крепятся объявления. Стенды с пластиковыми кармашками формата А4 не удобны. Не всегда материал, который нужно обнародовать, помещается на листах стандартного размера.
Также большое приобретает не только информационное содержание уголка, но и его декоративное оформление. Тут, чтобы оформить уголок, преподавателю нужно будет применить сообразительность и свои таланты. Возможно, лучше всего будет разместить в уголке работы ребят, чтобы им было приятно ощущать свое личное участие в оформлении уголка. С этой целью многие преподаватели заботятся о том, чтобы была рубрика, отражающая творческие способности ребят. В такой рубрике вполне можно разместить плоды труда детей: сочинения, рисунки, аппликации, которые ребята делали на уроках труда и многое другое. Чтобы оформить уголок в классной комнате необходимо сделать это от всей души. В таком случае результат будет приносить желаемые плоды. А для детей процесс обучения будет намного увлекательнее.
Чтобы оформить классный уголок нужно:
1. Продумайте приблизительное информационное содержание классного уголка
2. Посоветуйтесь, что было бы интересно видеть в нем самим ученикам
3. При подборке тем классного уголка учитывайте возраст учащихся
4. Младшим классам лучше всего обеспечить наличие игрового подхода.
5. Отразите в классном уголке внеклассную жизнь учеников.
6. Хорошо продумайте наличие рубрики “Наше творчество”
7. Примените свои способности и таланты для того, чтобы обеспечить декоративное оформление уголка.
8. Регулярно дополняйте и обновляйте материалы классного уголка, тогда он будет приносить пользу детям.
9. Можно поручать подготовку новой информации и ее размещение учащимся.
10. Иногда меняйте декоративное оформление уголка и основную тематическую направленность.
Видео по теме
Оформить выставку - значит организовать пространство, в котором она будет происходить таким образом, чтобы художественная суть выставляемых объектов проявилась в полной мере.
Вам понадобится
Инструкция
Найдите помещение, в котором вы хотите организовать . При подборе помещения необходимо учитывать - его площадь (в зависимости от количества выставляемых объектов и количества , которое вы ожидаете на выставку привлечь), местоположение (лучше, если место будет доступным, в идеале найдите галерею в центральной части ), репутацию (разузнайте, какого рода выставки проводятся в этой галерее обычно, встраивается ли ваш в концепцию этого места?). Обычно с галереями легко договориться о маленькой аренде, некоторые и вовсе предоставляют помещение , в случае, если проект им интересен.
Займитесь оформлением зала. Четко определите, как вы хотите расположить выставляемые объекты в зале. Объекты могут быть расположены по цвету, по темам, по технике выполнения, по хронологическому принципу и т.д. Как правило центральное место предоставляется самой яркой работе или наиболее значимой для самого автора.
Продумайте, каким будет открытие выставки. Часто в вечер открытия организуется какое-то событие: просмотр небольшого фильма (например, интервью с автором), выступление музыкального коллектива или просто вступительное слово авторов, кураторов и всех заинтересованных.
Видео по теме
Обратите внимание
Все компоненты вашей выставки (сами работы и элементы оформления) должны находиться в одном тематическом и стилистическом единстве. Только так вы добьетесь целостности и раскроете художественный смысл выставляемых объектов.
Полезный совет
Обсудите с автором, какое звуковое сопровождение подошло бы к его работам. Музыка усилит восприятие зрителей и создаст нужную вам атмосферу. Чтобы привлечь внимание прессы к событию как минимум за неделю до открытия разошлите в редакции газет и на телеканалы пресс-релиз, в котором кратко будет изложена концепция вашего мероприятия, информация об авторе и месте, где все будет происходить.
Источники:
Современный уровень развития производства предполагает повышенную ответственность руководства компаний за жизнь и здоровье сотрудников. В отсутствие профсоюзов особенно актуальным является наличие специальной службы персонала на предприятиях. Каждый новый сотрудник должен пройти инструктаж по технике безопасности и аттестоваться по усвоенным знаниям. Информационный стенд по охране труда можно разместить в отделе кадров или комнате отдыха.
Инструкция
Придумайте яркое название . Например, "Основы безопасности", "Новости компании", "Вестник службы персонала". Название должно быть заметным и привлекать внимание всех членов трудового коллектива.
Материал, из которого сделан стенд, должен давать возможность своевременной замены информации на более актуальную. Хорошо использовать деревянную основу и вешать информационные с помощью кнопок. Также удобно пользоваться магнитными креплениями на металлическом листе. Обязательно повесьте рядом со стендом огнетушитель.
Разделите стенд на несколько тематических секторов. На самом видном месте разместите инструкцию по технике безопасности труда и подробную схему пожарной эвакуации сотрудников. Необходима также информация от отдела кадров по распорядку, правильному оформлению заявлений, предоставлению . Здесь же можно вывешивать приказы по компании о назначении и сотрудников. Выделите место для поздравления именинников с днем рождения и другими радостными событиями в жизни коллектива. Теплое отношение руководства к штату всегда положительно сказывается на производительности труда.
Повесьте рядом со стендом аптечку со средствами первой помощи (бинты, пластырь, ножницы, йод, резиновый жгут) и самыми необходимыми лекарствами, которые можно принимать без назначения врача. Поставьте электронный тонометр, который даст возможность сотруднику самостоятельно измерить давление.
Создайте в комнате отдых комфортную обстановку, поставьте растения, кресла, диван, кофемашину, кулер с водой. Положите на стол "Трудовой кодекс РФ", журналы "Охрана труда" и "Средства защиты", чтобы любой человек мог почитать эти издания, когда возникнет необходимость.
Участие в выставках и ярмарках является важным механизмом продвижения продукта или услуг любой организации на рынке. Именно поэтому подготовка к участию должна быть проведена в режиме особой важности. Мелочей в этой деятельности не существует, ведь любая деталь, выставленная на обозрение широких кругов общественности, может возыметь, как положительный, так и негативный результат.
Как правило, заботы по организации презентации компании на выставках ложатся на плечи отделов по связям с общественность, пресс-центров, а также других структурных подразделений, занимающихся выставочно-ярмарочной деятельностью. Если таких трудовых резервов нет, то организацией занимается вся компания, начиная от руководства, и заканчивая офисным персоналом.
Во многом компании зависит от характера выставки. Отраслевые мероприятия собирают, как правило, деятелей определенной сферы бизнеса: торговля, строительство, научная деятельность и пр. Таким образом, компания должна быть готова увидеть на соседних стендах достижения своих же партнеров и конкурентов. Периодичность выставки также влияет на то, каким образом должен быть оформлен стенд. Для ежегодных мероприятий недопустимо использование устаревших презентационных материалов, разработанных на основании неактуальной информации.
Процесс подготовки к выставке начинается за несколько месяцев до ее начала. Первым шагом к созданию презентационного материала является составление концепции. Этот схематический план участия включает в себя перечень презентационных материалов: стенды, баннеры, - и аудиопродукция, буклеты и иной раздаточный материал. Подготовить оптимальный объем материала позволит архив выставочного участия, который составляется отделами по связям с общественностью. Вместе с тем утверждается смета затрат на изготовление презентационных материалов.
На этом этапе важно определить сильные стороны компании, т.е. ее продукта или услуги. Конкурентные преимущества должны быть доходчиво донесены до потенциальных потребителей посредством презентационных материалов – буклетов, баннеров, видео-роликов. Не следует забывать и о специальных стендовых инсталляциях, которые могут быть изготовлены по желанию заказчика –макет нового оборудования или наглядная панорама изготавливаемых материалов. Если компания производит небьющуюся посуду, то на специализированной выставке уместным будет продемонстрировать качества продукта, предоставив возможность любому желающему попробовать повредить продукцию.
Кроме того, этически верным будет предусмотреть возможность продолжительной беседы заинтересованного посетителя выставки с представителем компании. На стенде следует установить блок с листами для записей и ручками, чтобы любой желающий смог делать пометки в ходе получения необходимой информации. Желательно, чтобы эти принадлежности были промаркированы логотипом компании.
Вторым шагом является проработка эскизных вариантов для баннеров и стендовых инсталляций. Как правило, для этого используются фирменные цветовая гамма, шрифт и логотип. Размеры всех стендов изготавливаются или закупаются с учетом размеров презентационной ячейки.
Следующий этап – подбор персонала для работы на стенде. Нередко презентацию осуществляют сотрудники фирмы. Важный плюс такого подхода – специалисты могут компетентно рассказать о деятельности организации и при необходимости ответить на вопросы, которые могут возникнуть у посетителей выставки. Дополнительные сотрудники для участия в презентации могут быть наняты в качестве статистов на раздачу флаеров, заполнение опросных анкет и пр.
Эффективность участия определяется с помощью простого вычисления объема налаженных партнерских контактов. Чем выше интерес посетителей выставки к презентационной выкладке, тем больше эффект от участия компании в мероприятии. Поэтому, лучше, чтобы заявка на участие в выставке была подана одной из первых, чтобы у участника была возможность первым выбрать место расположения стенда. Кроме того, не стоит отказываться от предложений организаторов выставки выступить в качестве специального партнера мероприятия. Это преимущество позволит увеличить количество ротаций наименования организации в проведении выставки, а также положительно отразится на имидже компании.
Видео по теме
Работа службы персонала связана с созданием, обработкой, использованием и хранением значительного количества документов. Эти документы, как правило, содержат сведения, относящиеся к персональным данным сотрудников, и должны быть защищены от несанкционированного доступа.
Правительство РФ в своем распоряжении от 21.03.1994 № 358-Р рекомендовало организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты, где прописывать все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации.
Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные обязательства на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу. А значит, каждый работодатель должен разработать комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования подобных документов. О том, как организовать «идеальный» кабинет отдела кадров, нам расскажет тот, кто точно знает, как это сделать правильно.
Разговор о том, как правильно организовать пространство для хранения документов по личному составу, мы начнем с напоминания о том, что в кадровой службе фактически существуют две самостоятельные части документального фонда.
Часть 1. Создающиеся в организации и поступающие из других организаций и структурных подразделений подлинники и копии документов по всем вопросам деятельности организации, положения об отделе, его подразделениях, должностные инструкции сотрудников. Большое место в работе кадровой службы также отводится переписке с организациями и гражданами по различным вопросам, материалам проверок состояния документов, содержащих персональные данные, в структурных подразделениях организации.
Часть 2. Личные дела сотрудников и другие учетные документы, документы по аттестации работников и пр.
Документы кадровой службы после завершения исполнения подшиваются в дела в соответствии с их номенклатурой. Дела в течение определенных сроков (обычно это два-три года) хранятся в шкафах в отделе кадров. По истечении этого срока дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив организации, а дела временных сроков хранения могут оставаться в кадровой службе до истечения установленных сроков хранения, после чего выделяются для уничтожения с составлением специального акта.
Основной документ, устанавливающий порядок хранения кадровых документов, - это Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Основным документом, устанавливающим сроки хранения документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень).
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации независимо от форм собственности (ст. 1.2 Перечня).
Хранение документов кадровой службы несколько отличается от общих правил хранения управленческих документов, поскольку они обладают высокой социальной значимостью, многие из них служат подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например по старости и инвалидности, а также подтверждением его трудового стажа. Большинство документов по личному составу имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Ответственность за сохранность кадровых документов несет руководитель кадровой службы, а там, где кадровой службы нет, -кадровый работник. Поэтому в его задачу входит не только правильная организация работы с документами, но и, прежде всего, создание условий, обеспечивающих их сохранность.
За утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность. Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностному лицу придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП). Если же налоговые инспекторы потребуют документы, а организация не сможет их представить, то штраф возрастет до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ) .
Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, служат источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.
Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.
В идеале кабинет кадровой службы должен иметь хотя бы три смежных помещения: комната для сотрудников подразделения, кабинет руководителя и помещение, где размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотеки. При этом вход в кабинет отдела кадров может быть только один.
Если такая организация пространства невозможна, то следует выполнить хотя бы основные условия.
Условие 1. Помещение кадровой службы должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией.
Условие 2. Желательно, чтобы входная дверь кадровой службы была двойной металлической, а окна защищены металлическими решетками.
Условие 3. Помещение должно быть достаточно просторным, чтобы, во-первых, обеспечивались условия для работы персонала службы, а во-вторых, имелось место для размещения шкафов и сейфов для текущего хранения документов.
По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) необходимо запирать на надежные замки и опечатывать личной печатью руководителя кадровой службы. Ключи от дверей сдаются под роспись в специальном журнале. Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации.
Сдает на охрану и снимает с охраны помещения отдела кадров руководитель службы (иное должностное лицо, ответственное за ведение кадровой работы). Уборка помещений допускается только в присутствии этих лиц. Дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета, трудовые книжки хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. Желательно, чтобы у каждого работника был свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. При этом печати, штампы, бланки документов и ключи от рабочих шкафов работников, как правило, хранятся в сейфе руководителя кадровой службы.
Чтобы обеспечить сохранность персональных данных при работе с документами, необходимо соблюдать следующие правила.
Правило 1. На рабочем столе держите только те документы, с которыми в настоящий момент работаете.
Правило 2. Остальные документы храните в запертом шкафу.
Правило 3. Исполняемые документы помещайте в папки, на которых указывайте вид производимых с ними действий, например «Для подшивки в личные дела», «Для отправки» и т. п., или фамилии сотрудников, к работе с которыми относятся данные документы. Хорошо, если в каждой папке будет опись находящихся в ней документов.
Правило 4. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшивайте в соответствующее дело.
Правило 5. В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы убирайте в металлические шкафы, сейфы, запирайте и опечатывайте печатью.
Правило 6. В конце рабочего дня на рабочем столе не должно оставаться ни одной бумаги. Проверьте также урну для бумаг и убедитесь в отсутствии там документов, которые могут представлять интерес для постороннего лица.
Правило 7. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов храните только в сейфе начальника отела кадров.
Правило 8. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожайте в бумагорезательной машине - шредере.
Правило 9. Компьютеры в конце рабочего дня блокируйте и отключайте от сети.
Правило 10. Не оставляйте какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, не оставляйте шкафы незапертыми, а компьютер - незаблоки-рованным при выходе из кабинета.
Размещать документы на полу, подоконниках, в неразобранных кипах
В системе хранения кадровых документов можно выделить две стадии: текущее (оперативное) и последующее (архивное).
Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в которое они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Так, документы, создаваемые в службе кадров, в ней же и хранятся.
Текущее хранение делится на два подвида:
Условия хранения должны обеспечивать защиту документов от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключать их утрату. Как правило, для этого в помещениях отдела кадров и архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п. Для облегчения поиска документов на шкафах размещают копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой.
Если вы знаете, что какой-то документ должен копироваться с определенной частотой, можно снять с него одну копию хорошего качества и в дальнейшем работать с ней
В помещении службы кадров, в котором хранится большое количество документов, должны поддерживаться стабильные значения температуры и влажности воздуха, так как для бумаги особенно опасны не столько высокие и низкие показатели температуры и влажности, сколько частое изменение этих показателей. Конечно, документы хранятся в специальных папках и за плотно закрытыми дверцами шкафов, чтобы до минимума снизить воздействие злейшего врага бумаги - пыли. Также целесообразно хранить документы в шкафу с непрозрачными дверцами. Дело не только в наибольшей безопасности хранения, но и в том, что для бумаги вредно воздействие света, особенно ультрафиолета.
Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции ГИТ были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т. д.)
Как ни печально признавать, но не меньший вред наносит документам ксерокопирование и сканирование. В целом не рекомендуется проводить подобные процедуры более пяти раз, так как и этого достаточно, чтобы вызвать значительное изменение цвета бумаги и снижение ее устойчивости к механическим повреждениям. Такое воздействие обуславливается тем, что при прохождении светового луча по страницам документов, уровень освещенности в двадцать раз превышает рекомендуемый.
Одним из этапов жизненного цикла кадровых документов является их уничтожение. Причины бывают разные.
Причина 1. Законное уничтожение в организациях после истечения установленного срока хранения.
Причина 2. Уничтожение или порча по неосторожности, в результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф.
Помещение архива организации должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.
В этой связи кадровой службе приходится решать две противоположные задачи.
Задача 1. Уничтожить документы, чтобы минимизировать (а лучше - полностью исключить) вероятность восстановления содержащейся в них информации.
Задача 2. Восстановить документы и содержащуюся в них информацию в случае порчи или уничтожения документов. Какие методы и технологии для этого можно использовать.
Первая задача связана с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.
Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. И желательно заранее продумать и составить планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления.
При уничтожении кадровой документации необходимо соблюдать ряд требований, определенных в Международном стандарте по управлению документацией ISO 15489-1-2001 и в Стандарте 15489-1-2007, а именно:
Шредирование - наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна, «экологичность», достаточная надежность.
Главное достоинство - документы можно уничтожать поэтапно, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты.
При выборе шредера специалисты советуют принимать во внимание количество ежедневно ликвидируемых документов.
Рекомендованная дневная нагрузка - важный фактор, который стоит учитывать при подборе агрегата. Еще один принципиальный момент - насколько конфиденциальна информация. От этого зависят уровень секретности уничтожителя и тип порезки.
Уровень секретности, обеспечиваемый шредером, задается максимальным размером фрагментов, на которые режется бумага или другой носитель.
Согласно международному стандарту DIN 32757-1 различают пять уровней секретности:
При выборе шредера нужно опираться только на действительно необходимый уровень секретности, так как от этого зависят цена и производительность машины.
Не будем забывать, что оргтехника - не только незаменимый помощник в офисе, но и немаловажная деталь интерьера. В ассортименте любого производителя можно найти темные и светлые модели классического или футуристического дизайна. В отделке применяется металл, прозрачный пластик, световые индикаторы различных цветов.
Помимо операций с документами, работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием граждан (сотрудников организации, бывших работников, кандидатов на работу и др.). Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т. к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров.
В целях удобного доступа посетителей в отдел кадров желательно, чтобы помещения отдела располагались на первом этаже здания, поблизости от входа. В часы приема лиц, не являющихся сотрудниками предприятия, вход в отдел должен быть свободным.
Проход посторонних лиц в помещение отдела лучше контролировать: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению.
В часы приема посетителей выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону
Важно, чтобы прием посетителей проходил только в специально отведенные часы. В другое время в помещении отдела кадров не могут находиться посторонние лица, в том числе сотрудники предприятия. Приемные часы могут быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении отдела не было лиц, ожидающих приема.
Следите, чтобы в часы приема посетителей на вашем столе не было лишних документов.
Прием посетителей чаще всего связан с ведением справочной работы: ответов на вопросы посетителей и выдачей им справок о месте работы, занимаемой должности, стаже. Нелишним будет напомнить, что не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону.
Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 15.06.2012, Год: 2012, Номер: №7
